Ứng dụng quản lý kho

GIỚI THIỆU

Quản lý kho luôn là vấn đề của các Doanh nghiệp sản xuất, trong dự án này, Symper đã giúp giải quyết các vấn đề về:

  • Luân chuyển Chứng từ giấy của kho vật tư, thành phẩm thông qua số hóa toàn bộ chứng từ cho Người dùng khởi tạo, xem lại, sử dụng… phiên bản số của Chứng từ kho thay thế các File excel, chứng từ giấy.
  • Các báo cáo kho số hóa và cập nhật theo mỗi giao dịch phát sinh;
  • Tích hợp với Ứng dụng Quản lý tổ chức sản xuất.

Câu chuyện khách hàng – Quản lý kho

Việc vận hành chuỗi giá trị tại doanh nghiệp sản xuất gạch này gắn liền với thông tin, số liệu về số lượng vật tư, CCDC, bán thành phẩm và thành phẩm tồn trong kho, trên dây chuyền ở các công đoạn. Trong đó, các nghiệp vụ về xuất nhập kho cần đảm bảo:

  • Gắn các công việc lập, duyệt hay chỉnh sửa Chứng từ với các Quy trình (Workflow) đã được chuẩn hóa, đảm bảo đi đúng và theo dõi được trạng thái công việc trong luồng quy trình.
  • Từ yêu cầu xuất nhập kho phê duyệt, tiếp tới chứng từ kho được lập kịp thời cho mỗi giao dịch ;
  • Đúng người phê duyệt, đúng trách nhiệm Thủ kho;
  • Có đầy đủ chứng từ, tài liệu lập, phản ánh giao dịch tại mỗi bước;
  • Kịp thời cho nhu cầu sản xuất liên tục;

Những khó khăn khách hàng gặp phải

Một chu trình xuất nhập kho của doanh nghiệp này cơ bản bao gồm 5 bước: 

(1) Thời điểm xuất/ nhập kho

(2) Lập chứng từ xuất nhập kho

(3) Ghi nhận vào cơ sở dữ liệu là file excel của thủ kho

(4) Luân chuyển chứng từ kế toán

(5) Ghi nhận/ hạch toán lên phần mềm kế toán

Quy trình có phát sinh các vấn đề: 

  • Chứng từ kho ghi nhận vào 01 quyển sổ chứng từ kho để tại Vị trí thủ kho vật tư → rủi ro về mất mát, tra cứu gặp nhiều vấn đề;
  • Người dùng vật tư muốn kiểm tra tồn kho phải hỏi Thủ kho, và Thủ kho cần kiểm tra lại với CSDL excel lưu trong máy thủ kho;
  • Hàng hóa để khắp nơi trong nhà máy, và chỉ có Thủ kho biết hàng hóa đang để ở đâu và tồn bao nhiêu sau khi xem lại CSDL File excel;
  • CSDL của thủ kho và Module kho của Kế toán trên phần mềm kế toán FoxPro là hoàn toàn tách biệt. Luân chuyển chứng từ từ Thủ kho tới Kế toán thường bị chậm (hàng tuần cho chứng từ) và đối chiếu lại hàng tháng vào đầu tháng sau (một số vật tư có thể yêu cầu phải đối chiếu hàng tuần). Do vậy số liệu trên CSDL Kho và Phần mềm của Kế toán thường không khớp, và đòi hỏi nhiều nỗ lực trong việc đối chiếu trên từng giao dịch.

Bên cạnh đó, việc kiểm soát quy trình được thực hiện một cách thủ công kéo theo các hạn chế:

  • Không đủ tài liệu, chứng từ phục vụ cho các bước của quy trình dẫn tới sự chậm trễ trong tất cả các hoạt động liên quan;
  • Sai lệch số liệu giữa thực tế và trong sổ sách kéo theo sự sai lệch trong báo cáo, ảnh hưởng trực tiếp tới việc ra quyết định sản xuất;
  • Tiềm ẩn nhiều rủi ro về việc quy trình bị bóp gãy khi mỗi cá nhân tự chủ động thực hiện công việc của mình mà không có sự kiểm soát chặt chẽ;
  • Tốn thời gian và nguồn lực trong việc đồng bộ dữ liệu khi sử dụng nhiều loại công cụ khác nhau.

Lý do lựa chọn Symper

Điểm yếu của các giải pháp thị trường:

  • Hầu hết các giải pháp trên thị trường chỉ giải quyết được một phần bài toán do được xây dựng dựa trên nhu cầu cụ thể có sẵn của 01 nhóm doanh nghiệp nào đó.
  • Khó thay đổi nếu Tập đoàn có nhu cầu chỉnh sửa sau này. Đặc biệt, Tập đoàn đang trong quá trình tái cấu trúc, do vậy việc chỉnh sửa sau này là chắc chắn sẽ xảy tới.
  • Nhóm nghiệp vụ này, các Giải pháp sẵn có trên thị trường để chỉnh sửa cho phù hợp hay Phát triển mới với công ty sẽ cần nhiều thời gian, và nỗ lực am hiểu hệ thống quản trị.

Symper mang đến:

  • Phương pháp luận chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ (Symper Business Process Re-engineering methodology) được Symper phát triển, áp dụng và kiểm chứng với các Dự án chuyển đổi mà Symper đã tham gia.
  • Kiến thức và kinh nghiệm của Đội ngũ Tư vấn viên Symper đúc kết trong nhiều năm tham gia các Dự án chuyển đổi doanh nghiệp xây dựng hệ thống thông tin, chuẩn hóa và số quá quy trình nghiệp vụ.
  • Nền tảng công cụ SAB giúp nhanh chóng Số hóa các quy trình nghiệp vụ và linh hoạt trong bảo trì, cập nhật, mở rộng ứng dụng theo sự thay đổi của Tổ chức.
  • Năng lực quản lý dự án triển khai với số lượng lớn nhân sự khách hàng tham gia (01 văn phòng hoạch định sản xuất trung tâm, 03 nhà máy sản xuất, 02 văn phòng bán hàng) cho Ứng dụng này.

Những vấn đề Symper giải quyết

Trong dự án này, Symper tham gia trên 02 khía cạnh:

(I) Phân tích cải tiến quy trình nghiệp vụ

(II) Số hóa quy trình nghiệp vụ sau cải tiến bằng nền tảng low-code App Builder của Symper

Quá trình thực hiện 02 phạm vi công việc từ cải tiến, chuẩn hóa quy trình, sau đó số hóa tư duy quản lý cải tiến của mảng nghiệp vụ kho được tiến hành qua 03 bước theo Phương pháp luận SBPR.

Bước 01-02:

Symper nhanh chóng khảo sát, phân rã hiện trạng và đưa ra các cải tiến thông qua Phương pháp luận SBPR (Symper Business Process Re-engineerng) trong tìm hiểu nguyên trạng, và thiết kế cải tiến quy trình nghiệp vụ thông qua các cấu phần chính của quy trình nghiệp vụ.

Bước 03:

SAB (Symper App Builder) được sử dụng để nhanh chóng xây dựng Ứng dụng quản lý kho cho các công việc (i) lập, phê duyệt Yêu cầu xuất/ nhập kho; (ii) lập chứng từ là Phiếu xuất / nhập kho; (iii) luân chuyển chứng từ kho sang kế toán; và (iv) kế toán xác nhận đã hạch toán < Tham khảo quy trình tạo ra Ứng dụng số hóa của SYMPER bằng cách sử dụng SBA.

Việc số hóa, giúp đảm bảo truy vết mỗi chứng từ kho về các Yêu cầu xuất/nhập kho tương ứng. Giúp truy vết xác minh quá khứ khi cần;

Bên cạnh đó Module quản lý kho được tích hợp với Module quản lý tổ chức sản xuất (cũng được đảm nhiệm bởi Symper) để thực hiện lên Đơn phối liệu xương, men, và xuất vật tư theo Lệnh sản xuất;

KẾT QUẢ

Nghiệp vụ giải quyết

Thông qua sản phẩm của Symper cung cấp, doanh nghiệp khách hàng ứng dụng nhằm quản lý các quy trình kho:

  • Quy trình nhập trả hàng bán
  • Quy trình nhập mua
  • Quy trình nhập kho nội bộ
  • Quy trình nhập kho thành phẩm
  • Quy trình nhập kho sản phẩm không phù hợp
  • Quy trình xuất bán hàng bán
  • Quy trình xuất vật tư sản xuất
  • Quy trình xuất nội bộ
  • Quy trình điều chuyển nội bộ

Đối với mỗi nghiệp vụ sẽ phát sinh các chứng từ khác nhau hoặc phát sinh mã nghiệp vụ khác nhau nhằm phục vụ cho việc theo dõi dữ liệu kho chính xác:

  • Tổng hợp lưu trữ dữ liệu các loại danh mục hệ thống phục vụ cho module quản lý Kho: danh mục mã kho, danh mục đối tác, danh mục khách hàng, danh mục mã hàng,
  • Các biểu mẫu được chuẩn hóa theo nghiệp vụ được áp dụng tối đa tính năng kế thừa liên chứng từ, liên quy trình và tối ưu thao tác nhập liệu, tiết kiệm thời gian cho người sử dụng
  • Gắn các chứng từ với các luồng quy trình đã được chuẩn hóa, đảm bảo đi đúng luồng quy trình và đúng tiến độ. Mọi thay đổi đều được theo dấu bằng quy trình.
  • Các công việc, các luồng quy trình được điều hướng dựa vào Sơ đồ tổ chức xây dựng cho ứng dụng, giúp đảm bảo các chứng từ ở các bộ phận khác nhau sẽ đi đến đúng người phụ trách và bảo mật thông tin liên phòng ban, chức vụ.
  • Các báo cáo được xây dựng từ dataflows hoặc lấy từ các chứng từ giúp việc theo dõi quá trình từ đơn đặt hàng đến sản xuất và nhập kho chính xác và kịp thời.

Triển khai và hướng dẫn đào tạo

Quá trình đào tạo hướng dẫn sử dụng người dùng của Symper cho Người dùng cuối tại Đơn vị. Theo đó, Người quản lý, người dùng có thể kiểm soát được trạng thái của từng giao dịch trong quy trình đến bước nào, nắm bắt các thông tin đầu vào cho việc lên kế hoạch nhập, xuất hàng mang lại những kết quả tích cực cho hiệu suất lao động của doanh nghiệp, giải quyết bài toán về:

  • Chất lượng dữ liệu cho quá trình ra quyết định; và
  • Nâng cao hiệu suất lao động.