CASE STUDY
Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc theo dõi (tracking) chu trình từ đặt hàng của khách hàng đến sản xuất, nhập kho và trả hàng có thể được coi là xương sống của vận hành chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Do vậy, các dự án chuyển đổi hướng vào bên trong (Operational excellence: vận hành xuất sắc) thường hướng vào tối ưu chu trình này của Chuỗi giá trị.
Ứng dụng Hoạch định bán hàng sản xuất được xây dựng bởi SBA giúp mô phỏng chu trình từ đặt hàng qua các bước trong chuỗi giá trị nội bộ của Doanh nghiệp tới khi trả hàng cho khách hàng, nhằm đảm bảo ghi nhận thông tin đầu vào tại nơi phát sinh, sử dụng lại tại bước tiếp theo của chu trình, ghi nhận biến đổi thông tin khi giao dịch đi qua chu trình cho tới khi nhập kho, trả hàng.
Câu chuyện khách hàng – Tập đoàn gạch ốp lát
Hoạch định và thực hiện sản xuất của Tập đoàn là chu trình liên quan tới nhiều vị trí công việc, chứng từ và dữ liệu liên phòng ban, đơn vị nên nếu không có quy chuẩn thì sẽ khó kiểm soát, và thiếu thông tin cho quá trình tác nghiệp hay các quyết định quản lý. Với quy mô và số lượng giao dịch ngày càng tăng, Tập đoàn đối mặt với nhiều vấn đề cho chu trình lõi này như:
- Thống nhất bộ mã (Smart object), biểu mẫu (Form) và quy trình (workflow) hoạch định bán hàng sản xuất hàng tháng của mảng sản xuất gạch ốp lát của Tập đoàn nhằm đảm bảo dữ liệu sử dụng được kiểm soát .
- Số lượng vị trí công việc, người tham gia vào quy trình đông đảo ở nhiều phòng ban, đơn vị, khiến việc trao đổi thông tin manh mún, bỏ lỡ tính kịp thời của dữ liệu
Những khó khăn khách hàng gặp phải
[Form/Document]: Việc đặt hàng sản xuất đến từ nhiều vị trí công việc và dưới dạng các File excel đơn lẻ dẫn đến:
- Khó theo dõi và tổng hợp thông tin do không thống nhất mẫu biểu (document form).
- Khó theo dõi thay đổi.
[Business Intelligence]: Nhà quản lý phải đưa ra các quyết định trong điều kiện thiếu thông tin cơ sở do thời gian, nỗ lực tổng hợp thông tin dài.
[Smart Object]: Bộ mã sản phẩm, dòng sản phẩm … trong hệ thống thông tin của Tập đoàn chưa được chuẩn hóa nên việc giao tiếp, trao đổi công việc thiếu hiệu quả, nhiều hiểu nhầm phát sinh trong trao đổi.
[Workflow]: Mọi thông tin truyền đạt qua các kênh trao đổi chưa chuẩn hóa như Email, Zalo,.. hoặc qua lời nói trực tiếp, dẫn đến sự thiếu chính xác hoặc không đồng bộ về thông tin làm mất nhiều thời gian để thực hiện hoặc kiểm tra lại.
Lý do lựa chọn Symper
Điểm yếu của các giải pháp thị trường:
- Hầu hết các giải pháp trên thị trường chỉ giải quyết được một phần bài toán do được xây dựng dựa trên nhu cầu cụ thể có sẵn của 01 nhóm doanh nghiệp nào đó.
- Khó thay đổi nếu Tập đoàn có nhu cầu chỉnh sửa sau này. Đặc biệt, Tập đoàn đang trong quá trình tái cấu trúc, do vậy việc chỉnh sửa sau này là chắc chắn sẽ xảy tới.
- Nhóm nghiệp vụ này, các Giải pháp sẵn có trên thị trường để chỉnh sửa cho phù hợp hay Phát triển mới với công ty sẽ cần nhiều thời gian, và nỗ lực am hiểu hệ thống quản trị.
Symper mang đến:
- Phương pháp luận chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ (Symper Business Process Re-engineering methodology) được Symper phát triển, áp dụng và kiểm chứng với các Dự án chuyển đổi mà Symper đã tham gia.
- Kiến thức và kinh nghiệm của Đội ngũ Tư vấn viên Symper đúc kết trong nhiều năm tham gia các Dự án chuyển đổi doanh nghiệp xây dựng hệ thống thông tin, chuẩn hóa và số quá quy trình nghiệp vụ.
- Nền tảng công cụ SAB giúp nhanh chóng Số hóa các quy trình nghiệp vụ và linh hoạt trong bảo trì, cập nhật, mở rộng ứng dụng theo sự thay đổi của Tổ chức.
- Năng lực quản lý dự án triển khai với số lượng lớn nhân sự khách hàng tham gia (01 văn phòng hoạch định sản xuất trung tâm, 03 nhà máy sản xuất, 02 văn phòng bán hàng) cho Ứng dụng này.
Cách Symper xây dựng module quản lý hoạch định bán hàng sản xuất.
Việc triển khai đi từ khâu khảo sát, phân tích thiết kế phân rã quy trình nghiệp vụ theo 6 cấu phần chính là đầu vào cho việc thực hiện số hóa ứng dụng bằng SAB.
Thiết kế tổng thể ứng dụng
Từ thiết kế tổng thể, Ứng dụng Quản lý hoạch định bán hàng sản xuất của Symper được các BA xây dựng giải quyết được các vấn sau:
- Tổng hợp và lưu trữ thông tin các loại Smart Object của Ứng dụng.
Màn hình Danh sách bộ mã MSP C4
Màn hình lập Đề nghị sản xuất
- Chứng từ (Form/Document) được chuẩn hóa và tổ chức đảm bảo tạo sự liền mạch về thông tin, tối ưu thao tác nhập liệu, và tránh sai sót.
- Gắn các công việc lập, duyệt hay chỉnh sửa Chứng từ với các Quy trình (Workflow) đã được chuẩn hóa, đảm bảo đi đúng và theo dõi được trạng thái công việc trong luồng quy trình.
Màn hình thực hiện phê duyệt công việc trên mobile app
Màn hình cấu hình luồng quy trình lập Đề nghị sản xuất
Màn hình Theo dõi của 01 luồng nghiệp vụ (workflow)
Sơ đồ tổ chức được sử dụng cho điều hướng quy trình, phân quyền hệ thống,.. của ứng dụng
- Các công việc trong quy trình (Workflow) được luân chuyển giữa các vị trí công việc dựa vào Sơ đồ tổ chức (Organisation Chart).
- Các Báo cáo tổng hợp xử lý dữ liệu được xây dựng từ các workflow xử lý dữ liệu (dataflows) theo dõi quá trình từ đơn đặt hàng đến sản xuất, nhập kho chính xác và kịp thời.
Màn hình hiển thị Kế hoạc sản xuất Tháng dạng Gantt Chart từ các Kế hoạch sản xuất của từng Nhà máy
Màn hình theo dõi báo cáo quản trị trên mobile app
KẾT QUẢ
Sau 3 tháng khảo sát, xây dựng và dùng thử, hiệu quả đem lại cho Tập đoàn gạch ốp lát quy mô doanh số 250 triệu USD/ năm được thể hiện ở trên các khía cạnh:
- Theo dõi quá trình đặt hàng, sản xuất và nhập kho đối với từng giao dịch đặt hàng của từng khách hàng;
- Chất lượng dữ liệu tăng và thời gian thu thập dữ liệu cho công tác báo cáo, phân tích ra quyết định giảm.
- Nhân viên kinh doanh có thể tra cứu, trả lời các hỏi đáp, thắc mắc của khách hàng về từng đơn đặt hàng, và trạng thái đáp ứng nhờ thông tin được liên kết tạo ra 01 dòng chảy công việc liên tục và có thể truy vết được cho công tác tra cứu, phân tích và rút kinh nghiệm.
- Quản lý tính duy nhất của các bộ mã về Quản lý sản phẩm của Tập đoàn.
