Doanh nghiệp để hoạt động một cách có quy trình và khoa học, luôn luôn phải có một hệ thống công việc riêng của tổ chức. Hệ thống công việc là một hệ thống trong đó con người và/hoặc máy móc thực hiện một quy trình thực hiện công việc, sử dụng các nguồn lực để thực hiện các hoạt động và mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hệ thống công việc gồm 4 thành phần chính, gồm: Thông tin (dữ liệu), Quy trình nghiệp vụ (Workflow), Đối tượng tham gia (people) và Công nghệ (các phần mềm, ứng dụng,…).  

Tương ứng với từng thành phần trong hệ thống công việc kể trên, Symper cung cấp 4 module bao gồm:

Document, Workflow, Access Control và Business Intelligence.

Workflow (Quy trình nghiệp vụ) hay còn còn có tên gọi khác là luồng công việc, là một sơ đồ miêu tả thứ tự thực hiện từng công việc, từng sự kiện. Sơ đồ này giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp thấy được chính xác công việc được thực hiện như thế nào hay có thể dùng nó để thiết kế một trình tự công việc khoa học, dễ hiểu. 

 Workflow mà Symper cung cấp có chức năng thực thi và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ trong đó các nhiệm vụ, thông tin hoặc tài liệu được truyền từ người này sang người khác thực hiện hành động theo một bộ quy tắc thủ tục do doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp có thể sử dụng quy trình nghiệp vụ bên Symper để tự động hóa, phối hợp các nhiệm vụ giữa người với người, máy với máy, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống ứng dụng với cuối cùng là nâng cao hiệu suất hoạt động và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp.

Ta có thể nói rằng Workflow chính là yếu tố mấu chốt của một hệ thống công việc. Khi một công việc được gán vào Workflow, nó sẽ tự động chạy theo từng giai đoạn của quy trình, từ đó giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng, tối ưu hiệu suất và giảm thiểu sai sót cũng như “tắc nghẽn” trong công việc.

Tức là mỗi chủ thể (subject) sẽ có một hoặc nhiều vai trò (role), mỗi vai trò sẽ bao gồm một hoặc nhiều quyền (permission) cho phép thực thi các hành động (action) như xem, nhập, sửa, …tới nhiều đối tượng (object) trong hệ thống. Các chủ thể trong doanh nghiệp sẽ được thể hiện thông qua Org chart – hay còn gọi là Sơ đồ Tổ chức, một phần nhỏ nằm trong module lớn Access Control do Symper cung cấp.  

Access Control của Symper giúp đảm bảo an toàn thông tin trong hệ thống doanh nghiệp, tránh việc rò rỉ thông tin, từ đó cho phép doanh nghiệp duy trì một môi trường an toàn khi không chỉ ngăn chặn việc sử dụng trái phép các tài nguyên thông tin hoặc rò rỉ thông tin mật của doanh nghiệp mà còn ngăn chặn các vi phạm dữ liệu có thể làm mất lòng tin của khách hàng và chịu các hình phạt tài chính. 

BI là một hệ thống báo cáo cho phép doanh nghiệp khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau về khách hàng, thị trường, nhà cung cấp, đối tác, nhân sự… và phân tích/sử dụng các dữ liệu đó thành các nguồn thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Có thể liệt kê những vai trò và lợi ích mà BI đem đến cho doanh nghiệp như sau: 

• • Dễ dàng kết nối, lập mô hình và trực quan hóa các dữ liệu bằng các báo cáo giao diện số (dashboard) dễ hiểu, dễ hình dung với mọi người dùng.  
  • Từ đó việc sử dụng BI giúp người dùng nhìn thấy được nhu cầu tiềm ẩn có thể khai thác (insight) của doanh nghiệp 
  • Giúp các nhà quản trị trong doanh nghiệp đưa ra được các quyết định một cách có cơ sở và nhanh chóng hơn. 
  • BI còn đáp ứng nhu cầu báo cáo của từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp, hỗ trợ tối đa công tác điều hành và tiết kiệm trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. 

BI chính là một dạng công nghệ giúp doanh nghiệp hiểu biết về quá khứ, qua đó đưa ra quyết định, hành động và dự đoán tương lai trên cơ sở kết hợp giữa phân tích kinh doanh, khai thác dữ liệu, trực quan hóa dữ liệu, công cụ dữ liệu và cơ sở hạ tầng và thực tiễn dựa trên data của doanh nghiệp (data-driven decision).