PDCA – Bí quyết phát triển thần kỳ dành cho doanh nghiệp

PDCA – Bí quyết phát triển thần kỳ cho doanh nghiệp

PDCA là gì?

PDCA là quy trình gồm 4 bước: Plan – Do – Check – Act, một phương pháp quản lý thực thi công việc đơn giản, được áp dụng rộng rãi không chỉ với các công việc trong các tổ chức, doanh nghiệp, mà còn với các tác vụ cá nhân, có thể được áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau, cụ thể:
🔸 Plan (Lập kế hoạch): Phân tích, thu thập thông tin và dự kiến thực thi, cũng như nêu ra các chỉ số đo lường hiệu quả.
🔸 Do (Thực hiện): Hiện thực hóa các hoạt động theo kế hoạch.
🔸 Check (Kiểm tra): Đo lường và đánh giá kết quả thực hiện, tìm ra các nguyên nhân và giải pháp nhằm hiệu chỉnh cách thức thực hiện, tối ưu hoạt động của hóa quy trình.
🔸 Act (Cải tiến): Thực hiện các sáng kiến đã tìm ra ở bước Check nhằm khắc phục, xử lý các vấn đề phát sinh; đồng thời cải tiến liên tục sao cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

Quá trình PDCA này thường diễn ra lặp đi lặp lại, nhằm điều hướng những nỗ lực thực thi công việc về hướng hiệu quả hơn và tạo ra sự thay đổi: ngày hôm nay tốt hơn ngày hôm qua, ngày mai tốt ngày hôm nay. PDCA thường sẽ gặp trong các đổi mới liên tục (incremental innovation).

Lưu ý khi áp dụng PDCA 

Doanh nghiệp hay cá nhân thường gặp khó khăn trong việc tuân thủ tất cả các bước trong PDCA. Có thể do vội vàng thực thi một công việc cần phải làm ngay lập tức hoặc thiếu thời gian, nguồn lực hạn chế hay doanh nghiệp chỉ hoạt động ở chế độ sống sót (survival mode), do vậy thường bỏ qua các khâu như PLAN và CHECK. Điều đó dẫn đến tỉ lệ sai sót và phải làm lại cao; đồng thời kết quả đầu ra có tính áp dụng thấp, ít tìm ra các bài học để rút kinh nghiệm và cải tiến hiệu quả công việc.

Một thực tiễn về PDCA trong ngành sản xuất nội dung đó là quá trình viết content của Bộ phận Marketing. Thông thường, thay vì lên kế hoạch (PLAN) về content mapping, content pillar, outline của từng bài viết; hoặc chốt nội dung với các bên liên quan (CHECK), newbie thường bắt tay thực hiện khâu viết luôn (DO). Từ đó dẫn đến nội dung viết ra đi ngược lại mục tiêu của content trong tổng thể kế hoạch truyền thông, marketing của doanh nghiệp. Cũng trong quá trình này, trong một số tình huống, nếu chỉ thực hiện CHECK mà không có PLAN thì nội dung được tạo ra cũng sẽ không có hiệu quả. Thực hiện CHECK giúp các bên trong quá trình sản xuất content áp dụng thực tiễn tốt hơn trong việc lên kế hoạch content, thay vì thực hiện việc viết content mà thiếu các định hướng về người đọc, outline, ý chính, và thông điệp mong muốn truyền đạt.