Nên hay không nên áp dụng nguyên tắc Scalar Chain trong doanh nghiệp SMEs

Scalar Chain (Cấp bậc) là gì

Scalar Chain là một thuật ngữ mô tả luồng thông tin mệnh lệnh từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất (và ngược lại) trong một tổ chức. Cốt lõi của nguyên tắc này là chuỗi thông tin được nhất quán và không bị gián đoạn, đảm bảo thông tin được truyền tải rõ ràng và hiệu quả thông qua hệ thống cấp bậc. Giả sử, tổ chức có 10 nhân viên. Nếu nhân viên 5 muốn giao tiếp với nhân viên 9, dòng thông tin sẽ phải đi từ 5,6,7,8 và đến 9, và ngược lại khi nhân viên 9 muốn trao đổi với nhân viên 5. 

Tuy nhiên, để khắc phục sự chậm trễ và cứng nhắc trong truyền đạt thông tin, đặc biệt là trong các tình huống khẩn cấp, Henry Fayol, nhà sáng lập nên nguyên tắc này, đã đề xuất sử dụng Gang Plank – hình thức giao tiếp trực tiếp giữa các nhân viên cùng cấp hoặc giữa các cấp. Trong trường hợp này, cùng một ví dụ như trên, nhân viên số 5 và nhân viên số 9 có thể trực tiếp trao đổi với nhau trong các trường hợp đặc biệt thông qua quyết định của quản lý. 

Ưu điểm của Scalar Chain

– Xác định được Quyền hạn và Nhiệm vụ rõ ràng  

– Giao tiếp hiệu quả, tránh trình trạng thông tin được truyền đạt sai lệch hoặc nhầm lẫn 

– Duy trì sự trật tự và phối hợp chặt chẽ, đảm bảo các nhiệm vụ và hoạt động được tổ chức liên kết với các mục tiêu tổng thể của tổ chức 

Nhược điểm của Scalar Chain

– Hạn chế tính linh hoạt của tổ chức 

– Khả năng tắc nghẽn và chậm trễ thông tin, dẫn đến các quyết định quản trị không kịp thời  

– Thiếu sự hợp tác, gắn kết giữa các nhân viên trong một tổ chức 

– Nguyên tắc không phù hợp với các tổ chức chưa xác định được mục tiêu ngay từ khi bắt đầu 

Ứng dụng Scalar Chain trong quản trị doanh nghiệp như thế nào? 

1. Doanh nghiệp cần xác định rõ sơ đồ cơ cấu tổ chức, làm rõ các công việc, quyền hạn, trách nhiệm của các cá nhân/đơn vị. 

2. Một công cụ hay được áp dụng là thông qua liệt kê trách nhiệm, công việc và gắn vào ma trận phân nhiệm của Tổ chức dựa trên mô hình phân chia trách nhiệm RACI (Resposible, Accountable, Consulted, Informed) <Ngoài RACI, có cả các biến thể khác như CAIRO, RACI-VS, PARIS,…>. Vạch ra nhiệm vụ, cột mốc quan trọng liên quan đến việc hoàn thành một dự án và phân công vai trò nào, nhân sự nào chịu trách nhiệm cho từng mục hành động, và khi thích hợp, ai cần được tư vấn hoặc thông báo.

Đây cũng là 01 cách thức triển khai cụ thể áp dụng Scalar Chain đã chứng minh được hiệu quả trong quản lý các doanh nghiệp, tập đoàn lớn cũng như các dự án phải yêu cầu phối hợp tương tác với nhiều bên. 

Nên hay không nên?

Nguyên tắc Scalar Chain sẽ phù hợp hơn với các tổ chức truyền thống, như các tập đoàn lớn có nhiều cấp bậc quản lý, hoặc các tổ chức quân sự, cơ quan chính phủ, cơ sở giáo dục,… 

Scalar Chain có thể áp dụng cho các tổ chức khác nhau, nhưng mức độ triển khai và mức độ phân cấp có thể khác nhau dựa trên văn hóa, quy mô và quan điểm quản lý của tổ chức cụ thể. Thực tiễn quản lý hiện đại cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của tính linh hoạt, cộng tác và trao quyền cho nhân viên, điều này có thể ảnh hưởng đến cách áp dụng Scalar Chain trong các bối cảnh khác nhau của doanh nghiệp. 

Phương pháp Agile được hình thành từ đâu?

Nhà quản lý có nên dựa hoàn toàn vào dữ liệu để ra quyết định? 

Câu trả lời là không. Dữ liệu có thể cung cấp thông tin hữu ích và quan trọng, tuy nhiên chúng có thể sai lệch hoặc không đầy đủ trong một số trường hợp. Chính vì vậy, khi đưa ra quyết định, nhà quản lý nên xét đến các yếu tố như trải nghiệm thực tế, tâm lý con người và khía cạnh nhân văn. Nhà quản lý có thể sử dụng dữ liệu để đưa ra các giả định, đánh giá phương án, và sau đó kết hợp với cảm tính và kinh nghiệm để đưa ra quyết định cuối cùng. Hoặc ngược lại, sử dụng dữ liệu đã được phân tích để điều chỉnh cảm tính, kinh nghiệm phục vụ cho những quyết định sau.

Đặc biệt trong trường hợp cảm tính bị “lúng túng” hoặc tính cạnh tranh trong ngành lớn, việc kết hợp dữ liệu và cảm tính là rất cần thiết.