KANBAN – Quản lý công việc từ những mảnh giấy màu

KANBAN – QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TỪ NHỮNG MẢNH GIẤY MÀU

Nguồn gốc

Kanban được mô tả là một phương pháp quản lý công việc được ứng dụng ở nhiều ngành nghề, nổi bật nhất có thể kể đến trong các dự án phần mềm. Tuy nhiên, Kanban lại có bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất của Toyota và chỉ phục vụ riêng cho mục đích sản xuất.

Khi đó, Toyota với mô hình sản xuất dựa theo nhu cầu khách hàng thay vì theo một tiêu chuẩn nhất định, đã cho ra đời bảng Kanban cơ bản với 3 cột: yêu cầu – đang trong giai đoạn sản xuất – hoàn thành, mang lại kết quả về sự tinh gọn, giảm thiểu chi phí nhưng vẫn đảm bảo kết quả đầu ra.

Sự hiệu quả của mô hình đã đưa Kanban vượt qua giới hạn của các ngành công nghiệp sản xuất và ngày càng được áp dụng rộng rãi cả trong kinh doanh.

Cơ chế hoạt động của Kanban

Tùy theo lĩnh vực và đối tượng muốn quản lý, bảng Kanban gồm các cột đại diện cho các công đoạn hoặc các trạng thái của công việc cá nhân hay tập thể.

Phổ biến có thể thấy là bảng Kanban với 3 cột bao gồm:

(i) Cần làm (To do) hay Được yêu cầu làm (Requested);
(ii) Đang làm (Doing) hoặc Đang trong quy trình (Work in Process – WIP);
(iii) Đã hoàn thành (Done)

Ngoài ra, Kanban hoàn toàn có thể bao gồm những loại cột khác tùy theo tính chất công việc như: Đang trong hàng chờ (Waiting), Cần được kiểm tra (Review) hay Tồn đọng (Backlog)

Bên cạnh đó, việc sử dụng những loại màu thẻ khác nhau để đại diện cho tính chất của đối tượng như loại công việc hay mức độ yêu cầu về thời gian đồng thới giới hạn số lượng công việc ở các cột là những cách giúp tối ưu việc quản lý.

Tại sao Kanban lại được ứng dụng nhiều trong quản lý công việc?