Phương pháp luận tìm hiểu, cải tiến và số hóa quy trình nghiệp (“SAM”) vụ xoay quanh 06 cấu phần mà Symper tin rằng, bất kỳ 01 quy trình nghiệp vụ nào của Tổ chức cũng vận hành quanh nó, đó là Hệ thống công việc gồm 06 thành phần chính, gồm:

1.Đối tượng (Thông tin định danh = smart object)

2.Chứng từ (Các biểu mẫu, lưu thông tin/ dữ liệu của từng giao dịch tại các bước của quy trình nghiệp vụ),

3.Đối tượng tham gia (con người được phân cấp vào các vị trí trong Sơ đồ tổ chức);

4.Quy trình nghiệp vụ (Workflow),

5.Quy trình lấy và xử lý tính toán dữ liệu (Dataflows)

6.Báo cáo (sử dụng dữ liệu để trình bày cho người xem thông qua Report Builder); và

7.Công nghệ: các hoạt động trong quy trình nghiệp vụ sử dụng các Công nghệ gì (giấy tờ, excel, gọi điện, zalo …)

Các kỹ thuật tìm hiểu quan trọng của SAM trong việc xác định, tìm hiểu về Quy trình nghiệp vụ bao gồm:

1.Interview: khi cần những thông tin chung chung hoặc nói về những pain points lớn của khách hàng, abc, xyz…

2.Focus Group: nhắm tới một vấn đề cụ thể, chuyên sâu cho một nhóm đối tượng nào đó.

3.Brainstorming: cần sự bùng nổ về ý kiến để giải quyết vấn đề nào đó, output sẽ là một rổ ideas.

4.Observation: hiểu về môi trường làm việc thực tế, tận mắt chứng kiến luồng công việc và xác minh lại những thứ mà mình đang nghi ngờ khách hàng giấu hổng chịu khai.

5.Prototyping: mang lại sự trực quan cho khách hàng.

6.Surveys/ Questionnaires: chỉ nên dùng trong 1 giai đoạn ngắn, khó khăn trong việc kết nối, và cần thông tin ở nhiều chiều kích khác nhau.

7.Walkthrough: xác nhận thông tin khảo sát thông qua đối chiếu với Dữ liệu giao dịch

 

Các tài liệu kết quả quan trọng của SAM bao gồm:

1.BRD: danh mục nhu cầu cải tiến…

2.Lưu đồ nguyên trạng

3.Lưu đồ thiết kế mục tiêu

4.Dự thảo quy trình quản lý (kèm Biểu mẫu)

5.SRS: danh mục nhu cầu số hóa

6.ERD: quan hệ dữ liệu trong quy trình

7.ERD: quan hệ dữ liệu trong Quy trình xử lý dữ liệu