BLOG

PDCA – Bí quyết phát triển thần kỳ dành cho doanh nghiệp

Posted on by symperadmin

PDCA – Bí quyết phát triển thần kỳ cho doanh nghiệp

 

PDCA là gì?

PDCA là quy trình gồm 4 bước: Plan – Do – Check – Act, một phương pháp quản lý thực thi công việc đơn giản, được áp dụng rộng rãi không chỉ với các công việc trong các tổ chức, doanh nghiệp, mà còn với các tác vụ cá nhân, có thể được áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau, cụ thể:
🔸 Plan (Lập kế hoạch): Phân tích, thu thập thông tin và dự kiến thực thi, cũng như nêu ra các chỉ số đo lường hiệu quả.
🔸 Do (Thực hiện): Hiện thực hóa các hoạt động theo kế hoạch.
🔸 Check (Kiểm tra): Đo lường và đánh giá kết quả thực hiện, tìm ra các nguyên nhân và giải pháp nhằm hiệu chỉnh cách thức thực hiện, tối ưu hoạt động của hóa quy trình.
🔸 Act (Cải tiến): Thực hiện các sáng kiến đã tìm ra ở bước Check nhằm khắc phục, xử lý các vấn đề phát sinh; đồng thời cải tiến liên tục sao cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

Quá trình PDCA này thường diễn ra lặp đi lặp lại, nhằm điều hướng những nỗ lực thực thi công việc về hướng hiệu quả hơn và tạo ra sự thay đổi: ngày hôm nay tốt hơn ngày hôm qua, ngày mai tốt ngày hôm nay. PDCA thường sẽ gặp trong các đổi mới liên tục (incremental innovation).

 

Lưu ý khi áp dụng PDCA 

Doanh nghiệp hay cá nhân thường gặp khó khăn trong việc tuân thủ tất cả các bước trong PDCA. Có thể do vội vàng thực thi một công việc cần phải làm ngay lập tức hoặc thiếu thời gian, nguồn lực hạn chế hay doanh nghiệp chỉ hoạt động ở chế độ sống sót (survival mode), do vậy thường bỏ qua các khâu như PLAN và CHECK. Điều đó dẫn đến tỉ lệ sai sót và phải làm lại cao; đồng thời kết quả đầu ra có tính áp dụng thấp, ít tìm ra các bài học để rút kinh nghiệm và cải tiến hiệu quả công việc.

Một thực tiễn về PDCA trong ngành sản xuất nội dung đó là quá trình viết content của Bộ phận Marketing. Thông thường, thay vì lên kế hoạch (PLAN) về content mapping, content pillar, outline của từng bài viết; hoặc chốt nội dung với các bên liên quan (CHECK), newbie thường bắt tay thực hiện khâu viết luôn (DO). Từ đó dẫn đến nội dung viết ra đi ngược lại mục tiêu của content trong tổng thể kế hoạch truyền thông, marketing của doanh nghiệp. Cũng trong quá trình này, trong một số tình huống, nếu chỉ thực hiện CHECK mà không có PLAN thì nội dung được tạo ra cũng sẽ không có hiệu quả. Thực hiện CHECK giúp các bên trong quá trình sản xuất content áp dụng thực tiễn tốt hơn trong việc lên kế hoạch content, thay vì thực hiện việc viết content mà thiếu các định hướng về người đọc, outline, ý chính, và thông điệp mong muốn truyền đạt.

 

Liên hệ với chúng tôi tại:

🌐 Facebook: fb.com/sympervietnam
🌐 Linkedin: linkedin.com/company/symper/ 
☎️ Hotline: 090 461 4302
💌 Email: infor@symper.vn
 
BLOG

Hành trang giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả

Posted on by symperadmin
Hành trang giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả
 
Để công cuộc chuyển đổi số đạt được hiệu quả, doanh nghiệp có thể cân nhắc thực hiện theo 05 bước dưới đây:
  1. Xác định thực trạng và mục tiêu chuyển đổi số: Việc xác định vấn đề hiện tại giúp doanh nghiệp nắm rõ được điểm mạnh, điểm yếu để từ đó đặt mục tiêu và định hướng tốt trong bước lên kế hoạch.
  2. Lên kế hoạch và chiến lược chuyển đổi số: Đưa ra những hoạt động cần thực hiện, thời gian hoàn thành và kết quả dự kiến đạt được. Từ đó đề xuất chiến lược cụ thể nhằm hiện thực hóa kế hoạch đề ra.
  3. Ứng dụng công nghệ mới, số hóa dữ liệu: Áp dụng Big Data, IoT,… giúp phương thức điều hành và quy trình làm việc của doanh nghiệp hiện đại và chính xác hơn, đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành.

 

4. Lên kế hoạch phát triển nguồn nhân lực: Xây dựng đội ngũ nhân lực có đầy đủ kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Đây chính là một trong những nhân tố chủ chốt quyết định sự thành bại của công cuộc chuyển đổi số.

5. Đánh giá và cải thiện quy trình: Sau khi thực hiện 04 bước nêu trên, doanh nghiệp cần đánh giá toàn bộ quá trình để đề xuất phương pháp cải thiện, giúp công cuộc chuyển đổi số thành công.

Hệ sinh thái PAP là một trong những công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả – nơi tất cả thông tin của doanh nghiệp đều được số hóa và vận hành trên cùng một hệ thống, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí khi triển khai.
 

Liên hệ với chúng tôi tại:

🌐 Facebook: fb.com/sympervietnam
🌐 Linkedin: linkedin.com/company/symper/ 
☎️ Hotline: 090 461 4302
💌 Email: infor@symper.vn
 
BLOG

Phần mềm No-code sẽ chiếm lĩnh thị trường vào năm 2024

Posted on by symperadmin

PHẦN MỀM NO-CODE SẼ CHIẾM LĨNH THỊ TRƯỜNG VÀO NĂM 2024

 

Tương lai của công nghệ sẽ như thế nào? Một số người cho rằng đó là sự phát triển của robot hoặc có lẽ trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ tối ưu cuộc sống của con người. Nhưng khi nói đến thế giới của công việc, một trong những thay đổi quan trọng nhất sẽ đến trong thời gian ngắn đó là việc dịch chuyển từ sử dụng các sản phẩm, dịch vụ  được xây dựng thông qua code cứng (hard code) sang no-code.

Đến năm 2024, phần mềm no-code sẽ thống trị lĩnh vực công nghệ và hơn thế nữa.

Giới công nghệ từ lâu đã ca ngợi các dạng phần mềm này như một cách để tạo điều kiện tiếp cận web và cung cấp cho người lao động thông thường khả năng thực hiện loại công việc mà trước đây chỉ dành riêng cho các kỹ sư phần mềm. Từ phát triển ứng dụng, đến đối chiếu tài khoản, đến lập bản đồ trải nghiệm khách hàng, chúng ta đang tiến tới một tương lai nơi tự động hóa sẽ thay thế công việc thường được hoàn thành bởi con người trong tất cả các loại ngành.

Và, tất nhiên, sự gia tăng của tự động hóa sẽ đi đôi với tương lai no code.

Khi thảo luận về tương lai của No code, chúng ta phải thừa nhận rằng khái niệm này không quá xa vời. Thậm chí, ai đó có thể ý kiến rằng đã có sự xuất hiện của No-code. Nó đã thay đổi môi trường làm việc hiện đại và tạo ra một thế hệ các nhà phát triển ứng dụng mới – “những lập trình viên nhân dân” (citizen developer)

 

Các ứng dụng No-code có thể mang lại nhiều lợi ích hơn so với những kĩ sư phần mềm thuần túy.

Thường khi nghe đến từ “code”, mọi người sẽ nghĩ đến hình ảnh của một kỹ sư phần mềm, cặm cụi sử dụng một ngôn ngữ lập trình nào đó mà nhiều người khác không thể hiểu được. Và mặc dù các ứng dụng No-code có thể làm cho công việc của các kỹ sư phần mềm được thu xếp hiệu quả hơn, chúng cũng có thể mang lại lợi ích cho những người khác tại nơi làm việc. Với sự gia tăng của các ứng dụng No-code, khái niệm “lập trình viên nhân dân” được ra đời.

Các nhà “lập trình viên nhân dân” này là những người không biết code cũng không xuất thân từ nền tảng kỹ thuật phần mềm, họ là những người trong doanh nghiệp, ví dụ như lãnh đạo, nhân viên, tự xây dựng các ứng dụng công nghệ thông tin cho mình, hoặc cho người khác bằng cách sử dụng các công cụ được phép của bộ phận công nghệ thông tin trong doanh nghiệp, mặc dù họ không cần có kiến thức lập trình (no-code) hoặc chỉ cần biết ở mức cơ bản (low-code). Họ chứng minh tương lai của công nghệ không nằm trong tay của thiểu số các kỹ sư phần mềm mà là của đa số mọi người.

Các nhà lập trình viên nhân dân này có thể là chủ doanh nghiệp sử dụng nền tảng no-code CMS để xây dựng trang web thương mại điện tử của họ hoặc nhà thiết kế đồ họa sử dụng công cụ thiết kế no-code để tạo ra sản phẩm hoàn hảo.

Họ thậm chí có thể là nhà tiếp thị truyền thông, bằng cách sử dụng công cụ no-code cho việc lập lịch biểu các hoạt động để duy trì sự hiện diện thương hiệu của họ trên mạng xã hội. Nhìn chung, không có giới hạn cho các nhà “lập trình nhân dân”. Môi trường làm việc dần chuyển sang hướng tự động hóa hơn nữa, đòi hỏi nhiều ứng dụng no-code hơn.

Phần mềm No-code giúp cắt giảm công việc kiểm tra ngược hệ thống khi có vấn đề

Phần mềm No-code mang lại lợi ích cho các nhà lập trình nhân dân, và cũng hữu ích cho các nhà phát triển ứng dụng truyền thống. Coding là một quá trình dài, nhưng trớ trêu thay, các nhà phát triển phần mềm thường có thời hạn nghiêm ngặt. Do đó, tình huống thường gặp là nhà phát triển phần mềm quay lại để kiểm tra, giải quyết vấn đề, lỗi phần mềm sau khi đã code xong.

Bởi vì phần mềm no-code sắp xếp hợp lý quá trình phát triển và giảm thiểu rất nhiều thời gian cho việc coding, các nhà phát triển phần mềm có thể dành nhiều thời gian hơn, tối ưu hơn cho giải quyết các vấn đề quan trọng hơn.

Khi công nghệ tiến tới một tương lai No-code, chúng ta có thể sẽ thấy sự thay đổi công việc hàng ngày của các lập trình viên phần mềm. Sự dịch chuyển đó, đến cuối cùng, có thể là điều tốt nhất. Với nhiều thời gian hơn để tập trung vào giải quyết các vấn đề một các bao quát, các nhà phát triển phần mềm sẽ có ít nhu cầu cần kiểm tra ngược lại hệ thống mỗi khi phát hiện lỗi hơn. Thay đổi này có thể sẽ tiết kiệm thời gian cho các dự án, cải tiến công nghệ theo những hướng mà không thể thực hiện được nếu không có phần mềm no-code.

 

 

Khách hàng sẽ đầu tư vào phần mềm mới nếu nhu cầu của họ được đáp ứng trong thời gian ngắn

Bạn có thể cho rằng 2024 cho sự xoay chuyển này là thời hạn không đủ dài để thế giới công nghệ tiến tới một tương lai No-code. Bạn có thể cho rằng các công ty công nghệ không sẵn sàng đầu tư vào những thay đổi lớn như vậy chỉ trong vài năm.

Nhưng sự thật là các công ty công nghệ đang tìm cách tự động hóa các quy trình của họ và giải quyết nhu cầu tăng trưởng phát triển.

Những khách hàng B2B có kinh nghiệm thường sẽ chỉ tương tác với các nỗ lực tiếp thị nếu sản phẩm đó có thể tháo gỡ được các vấn đề hàng đầu mà họ trăn trở. Và yếu tố thúc đẩy phổ biến nhất đến việc mua hàng đó là sản phẩm có thể giải quyết được nhu cầu của doanh nghiệp họ trong thời gian ngắn.

Một số nhu cầu quan trọng nhất mà lĩnh vực công nghệ phải giải quyết là khoảng cách kỹ năng ngày càng lớn và nhu cầu bắt kịp với sự chuyển đổi ngày càng tăng của công nghệ.

Vì nền tảng No-code tự động hóa các quy trình tốn thời gian, các công ty sẽ cần phải áp dụng các ứng dụng này để theo kịp các đối thủ cạnh tranh của họ. Tuy nhiên, khi quan ngại đến vấn đề khoảng cách kỹ năng ngày càng tăng, phần mềm No-code sẽ giúp giải quyết phần nào những lo lắng này bằng cách cho phép mọi người trở thành những nhà “lập trình nhân dân”.

Tương lai No-code đã ở quanh chúng ta

Tính đến năm 2021, 455 triệu trang web sử dụng WordPress – nền tảng CMS cung cấp cả cách phát triển trang web No-code và Low-code. Trước khi phát triển các trang web như Wix, WordPress hay Squarespace, tất cả các website đều được xây dựng bằng code bởi lập trình viên truyền thống.

Với việc bình dân hóa việc tạo web, các nền tảng này cho phép người bình thường xây dựng các trang web của riêng họ.

Các chủ doanh nghiệp tìm ra hình thức bán hàng trực tuyến mới khiến thương mại điện tử bùng nổ. Trên thực tế, tính đến năm 2022, hơn 6,3 triệu trang web sử dụng plugin WooCommerce của WordPress, chứng minh cách mà các ứng dụng No-code đã định hình thế giới thương mại điện tử trực tuyến.

No-code cũng đã thay đổi môi trường làm việc cả online và offline. Trong thế giới làm việc ngày nay, chúng ta phải thừa nhận rằng tự động hóa sẽ tăng tốc các quy trình đã từng tốn rất nhiều thời gian để thực hiện. Và sự tự động hóa đó thường đến từ các ứng dụng No-code hoặc Low-code.

Ví dụ: Công cụ quản lý dự án Monday, được hơn 152.000 công ty sử dụng tính đến năm 2021, chứa các tính năng cho phép tự động đồng bộ hóa dữ liệu, tích hợp các công cụ chức năng công việc khác và tùy chỉnh các ứng dụng cần thiết cho doanh nghiệp.

Đặc biệt với xu hướng ảo hóa/ trực tuyến hóa các môi trường làm việc, các công cụ quản lý dự án này trở nên cần thiết để giữ cho các thành viên dự án đi đúng kế hoạch.

 

Kết luận

Công nghệ No-code có thể nghe giống như viễn tưởng xa vời, nhưng thực tế là nó đã ở quanh đây. Phần mềm No-code đã tạo ra một thế giới đầy những nhà “lập trình nhân dân”, thu nhỏ khoảng cách về kỹ năng và tạo ra những cách thức mới để những người không có kinh nghiệm về code có thể thay đổi thế giới làm việc.

Mặc dù năm 2024 có vẻ là một thời gian ngắn để các công ty công nghệ thích ứng với tương lai No-code nhưng nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu quen với nó, có thể thông qua phần mềm quản lý dự án, tạo ứng dụng hay hình thức tự động hóa khác.

Khi các công ty công nghệ lớn hơn áp dụng các quy trình này, họ sẽ mở đường cho nhiều doanh nghiệp hơn làm theo vì xu hướng sợ bị tụt lại phía sau.

No-code đã chứng minh nó đã xuất hiện để tồn tại.

Nguồn: Kris Hughes, Why No-Code Software Will Be Everywhere By 2024, CDP

 

Liên hệ với chúng tôi tại:

🌐 Facebook: fb.com/sympervietnam
🌐 Linkedin: linkedin.com/company/symper/ 
☎️ Hotline: 090 461 4302
💌 Email: infor@symper.vn
 
BLOG

Quản lý quy trình theo nghiệp vụ và quản lý theo vụ việc

Posted on by symperadmin
QUẢN LÝ QUY TRÌNH THEO NGHIỆP VỤ VÀ QUẢN LÝ THEO VỤ VIỆC
 
Các giải pháp Quản lý Quy trình theo nghiệp vụ (Business Process Management – BPM) và Quản lý theo Vụ việc(Case Management) liên quan đến các quy trình, quy tắc nghiệp vụ, biểu mẫu, mô hình dữ liệu, thao tác tài liệu và tích hợp hệ thống. Cả hai thường chia sẻ cùng một cơ sở hạ tầng và kiến trúc chung. Do đó về việc triển khai sản phẩm nào để tối ưu hóa quy trình công việc vẫn có sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm trên.
 
BPM là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả quy trình chung và quản lý quy trình làm việc trong một công ty, bất kể lĩnh vực kinh doanh của công ty đó là gì. Quy trình (process) là chuỗi những hành động được chuẩn hoá và lặp đi lặp lại, kết hợp giữa các bước và quy tắc xác định trước. Nói chung, nó tập trung vào các quy trình quy trình làm việc riêng lẻ và cách chúng hoạt động.
 
Trong khi đó, Vụ việc (Case) là một nhóm các quy trình. Các vụ việc/trường hợp thường liên quan đến hành động của nhiều người và / hoặc các bộ phận và quản lý hồ sơ hoạt động để tổ chức, biên dịch và theo dõi các trường hợp.
 
Có 3 điểm khác biệt chính giữa Quản lý Quy trình theo nghiệp vụ (BPM) và Quản lý theo trường hợp (Case management):
 
1. Độ phức tạp
 
BPM tập trung vào các quy trình quy trình làm việc đơn lẻ và hiệu quả của chúng.
 
Quản lý theo Vụ việc xử lý một loạt các quy trình phức tạp trong việc xử lý các trường hợp. Nó liên quan đến một đống dữ liệu và sự can thiệp của nhiều người hoặc nhiều bộ phận.
 

 

2. Phương pháp tiếp cận
 
– Quản lý Quy trình theo nghiệp vụ sử dụng cách tiếp cận lấy quy trình làm trung tâm, các nhiệm vụ được ràng buộc với các quy trình. Có một quy trình được xác định trước để xác định chuỗi sự kiện. Tất cả các sự kiện được liên kết với nhau với một nhiệm vụ ảnh hưởng trực tiếp đến nhiệm vụ ngay sau nó.
 
– Quản lý theo Vụ việc có cách tiếp cận theo định hướng nhiệm vụ lấy dữ liệu làm trung tâm và các sự kiện hoặc hành động xác định quá trình. Sự kiện tiếp theo trong quy trình được xác định bởi dữ liệu đầu vào từ nhiều nguồn khác nhau. Chúng có thể được điều chỉnh bất cứ lúc nào trong quá trình giải quyết trường hợp đó.
 
3. Quản lý
 
– Trong việc xử lý dữ liệu, Quản lý Quy trình theo nghiệp vụ tuân theo quy trình làm việc có cấu trúc. Có một chuỗi quy trình có cấu trúc trong BPM. Luồng quy trình được xây dựng trước và thường chỉ bao gồm một mô hình quy trình duy nhất. Các hoạt động là logic và các chuỗi lặp lại có thể được tự động hóa.
 
– Quản lý theo Vụ việc tuân theo quy trình thích ứng cao. Luồng quy trình rất năng động và cho phép ra quyết định đột xuất. Nhân viên tri thức chủ yếu xác định quá trình hành động dựa trên phán đoán của họ về thông tin hoặc hoàn cảnh.
 
Biết được các điểm khác biệt cho phép bạn xác định các trường hợp mà sử dụng mô hình nào là thích hợp. Trong khi BPM nhấn mạnh vào các quy trình đơn lẻ, Quản lý theo Vụ việc lại nhấn mạnh vào đơn vị hoàn chỉnh và phức tạp của các quy trình tạo nên một trường hợp. BPM cần thiết để theo dõi, phát triển và tối ưu hóa các quy trình và quy trình làm việc. Bạn có thể sử dụng BPM để hợp lý hóa việc theo dõi khách hàng, giới thiệu nhân viên, v.v. Ngoài ra tất cả các tổ chức đều yêu cầu các quy trình và khả năng kiểm soát chúng. Quản lý theo Vụ việc có thể được sử dụng trong các trường hợp khi dự đoán kết quả khó khăn hoặc những tình huống phát sinh không thường xảy ra. Có thể thấy dù là mô hình nào cũng đều là quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp.
 
Như vậy, Quản lý Quy trình theo nghiệp vụ và Quản lý theo Vụ việc đều có những ưu điểm và nhược điểm của chúng. Điều này chỉ ra rằng không có bất kỳ giải pháp hoàn hảo nào để hoàn hảo hóa các quy trình kinh doanh. Thay vào đó, việc sử dụng kết hợp cả hai loại quản lý giúp cải thiện hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru trong nghiệp vụ hằng ngày và phản ứng linh hoạt trước những tình huống.
 

Liên hệ với chúng tôi tại:

🌐 Facebook: fb.com/sympervietnam
🌐 Linkedin: linkedin.com/company/symper/ 
☎️ Hotline: 090 461 4302
💌 Email: infor@symper.vn
 
BLOG

RACI – Ma trận phân nhiệm trong quản trị

Posted on by symperadmin
RACI – MA TRẬN PHÂN NHIỆM TRONG QUẢN TRỊ
 
Một dự án thành công là dự án có sự phân chia rõ ràng về người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mỗi nội dung, phạm vi, đầu công việc. Ma trận gán trách nhiệm được sử dụng để minh họa các kết nối giữa các gói công việc hoặc các hoạt động và các thành viên trong nhóm dự án hoặc là các phòng ban trong doanh nghiệp.
 
R.A.C.I là viết tắt của 4 nhóm người trong dự án lần lượt theo các chữ cái:
  • R = Responsible: Người/bộ phận chịu trách nhiệm đầu mối triển khai.
  • A = Accountable: Người sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt cái dự án, kế hoạch đó.
  • C = Consulted: Đôi khi làm một dự án/kế hoạch nếu là R, trước khi đưa lên A duyệt thì cũng cần đâu đó những người tư vấn (tham mưu) để có thể hoàn thiện hơn khi làm.
  • I = Informed: Những người mà có thể không làm gì trong dự án/chiến dịch đó, nhưng họ lại là người cần nắm thông tin.

 

Mục tiêu của mô hình RACI là mang lại cấu trúc và sự rõ ràng liên quan đến các vai trò mà các bên liên quan đóng góp trong một dự án. Trên thực tế, đây là mô hình được coi là quy trình quản lý dự án có giá trị cao nhất vì mỗi thành viên đều có sự trách nhiệm khi họ biết những gì mà họ phải làm, từ đó giảm thiểu nguy cơ thiếu sót, chồng chéo và lẫn lộn, giúp cho việc điều hành nhóm/doanh nghiệp hiệu quả hơn. Sau khi hiểu được vai trò của mọi người, chịu trách nhiệm và trách nhiệm giải trình, việc suy nghĩ lên lịch trình cho mọi người để dự án có thể được hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
 
Chính những ưu điểm trên khiến cho ma trận RACI là mô hình không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, và sử dụng một nền tảng có cung cấp công cụ số hoá RACI sẽ giúp quản trị dự án dễ dàng và hiệu quả nhất.

Liên hệ với chúng tôi tại:

🌐 Facebook: fb.com/sympervietnam
🌐 Linkedin: linkedin.com/company/symper/ 
☎️ Hotline: 090 461 4302
💌 Email: infor@symper.vn
 
BLOG

ORGCHART – Sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp

Posted on by symperadmin
ORGCHART – SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP
 
Organization chart (org chart) hay còn gọi là “Sơ đồ tổ chức” là một sơ đồ hiển thị hệ thống phân cấp mối quan hệ trong doanh nghiệp. Ứng dụng thường xuyên nhất của biểu đồ tổ chức là để hiển thị cấu trúc của một doanh nghiệp, chính phủ hoặc tổ chức.
 
Sơ đồ tổ chức có nhiều cách sử dụng và có thể được cấu trúc theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên vai trò chính của Org chart trong doanh nghiệp có thể kể đến như:
 
  • Hiển thị cấu trúc, hệ thống thứ bậc nội bộ doanh nghiệp.
  • Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo là ai cũng như liên hệ cần thiết khi có vấn đề xảy ra.
  • Cho phép mọi người biết quyền và trách nhiệm có được đặt lên đúng lên người và việc không.
  • Giúp bộ phận quản lý nói chung biết được lượng nhân sự của từng phòng ban. Cũng như cách phân bổ nhân viên và tận dụng được nguồn lực khác hiệu quả hơn.

Ví dụ về sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp

 

Một trong những vai trò đặc biệt của Sơ đồ tổ chức khi áp dụng số hoá trong doanh nghiệp chính là Kiểm soát truy cập (Access Control). Kiểm soát truy cập là phương tiện để hạn chế quyền truy cập vào tài nguyên hệ thống chỉ cho những người dùng được ủy quyền với các quyền thích hợp dựa trên vai trò cũng như phòng ban của họ. Điều này đảm bảo việc dữ liệu và tài nguyên trong hệ thống doanh nghiệp được kiểm soát chặt chẽ, tránh việc rò rỉ thông tin. Từ đó đem đến rất nhiều lợi ích, như:
 
  • Cho phép doanh nghiệp duy trì một môi trường an toàn khi ngăn chặn việc sử dụng trái phép các tài nguyên thông tin hoặc rò rỉ thông tin mật của doanh nghiệp 
  • Và ngăn chặn các vi phạm dữ liệu có thể làm mất lòng tin của khách hàng và chịu các hình phạt tài chính.
 
Như vậy, có thể thấy, xây dựng Sơ đồ tổ chức vô cùng thiết thực và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Việc sở hữu một Sơ đồ tổ chức và biết cách áp dụng nó sẽ đem đến rất nhiều lợi ích về quản trị cho các nhà quản lý.
 

Liên hệ với chúng tôi tại:

🌐 Facebook: fb.com/sympervietnam
🌐 Linkedin: linkedin.com/company/symper/ 
☎️ Hotline: 090 461 4302
💌 Email: infor@symper.vn
 
BLOG

Các phương thức kết nối thông tin trong doanh nghiệp

Posted on by symperadmin
Các phương thức kết nối thông tin trong doanh nghiệp
 
Thông tin trong doanh nghiệp là một loại tài nguyên vô cùng quan trọng. Việc chia sẻ thông tin một cách đầy đủ và phù hợp tới mỗi cá nhân, mỗi vị trí trong tổ chức đảm bảo công việc được thực hiện trơn tru và đúng tiến độ.
 
Thông qua việc kết nối hệ thống máy tính trở thành một mạng lưới, doanh nghiệp luôn chú trọng xây dựng các mạng lưới thông tin của riêng mình với tiêu chí sao cho đạt được sự thuận tiện nhất trong công việc.
 
1. Internet
 
Vì là mạng lưới thông tin toàn cầu, bên cạnh việc trao đổi, lưu trữ thông tin trong tổ chức, Internet còn là công cụ giúp doanh nghiệp có thể kết nối với các nguồn thông tin từ bên ngoài như từ đối tác, khách hàng,… và đặc biệt là tiếp cận với nguồn tri thức của toàn bộ nhân loại.
 
Nhằm giải quyết bài toán lưu trữ tài nguyên thông tin của doanh nghiệp trên mạng Internet, mô hình điện toán đám mây mang vai trò là một máy chủ ảo được xây dựng, nổi bật có thể kể đến dịch vụ điện toán đám mây của Google và Microsoft. Tuy đảm bảo được lưu lượng truy cập lớn, không giới hạn về mặt lưu trữ, mạng Internet khi được sử dụng trong doanh nghiệp vẫn còn nhiều rủi ro về tính an toàn và khả năng bảo mật.
 

 

2. Intranet
 
Intranet là mạng nội bộ của riêng doanh nghiệp sử dụng giao thức của Internet. Vì là mạng nội bộ, Intranet chỉ có thể được truy cập từ những được cấp quyền truy cập, đa số trường hợp sẽ là những thành viên thuộc tổ chức.
 
Intranet khắc phục được những vấn đề của Internet về tính an toàn nhưng lại không có những ưu điểm của Internet khi bị giới hạn về người dùng và khả năng lưu trữ. Như vậy, nhu cầu sử dụng Intranet luôn ứng với nhu cầu về sự bảo mật tuyệt đối những thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
 
3. Extranet
 
Extranet là một dạng của mạng của nội bộ nhưng có sự khác biệt với Intranet ở chỗ Extranet cho phép những cá nhân nằm ngoài tổ chức, ví dụ như khách hàng, đối tác có thể truy cập được từ bên ngoài thông qua mạng Internet. Nói một cách đơn giản, Extranet là mạng nội bộ mở rộng
 
Kết luận
 
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều có sử dụng Internet trong mạng lưới thông tin của mình, đặc biệt trong bối cảnh của Đại dịch Covid-19 khi luôn phải làm việc và trao đổi trực tuyến. Tuy nhiên, mỗi một loại mạng lưới mang những đặc tính khác nhau tương ứng với từng yêu cầu khác nhau của tổ chức.
 
Các mạng lưới đều có ưu và nhược điểm bù trừ lẫn nhau, thông qua việc vận dụng linh hoạt và kết hợp sử dụng kết hợp đồng thời, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nhận được những giá trị tích cực trong việc quản lý tài nguyên thông tin.
 

Liên hệ với chúng tôi tại:

🌐 Facebook: fb.com/sympervietnam
🌐 Linkedin: linkedin.com/company/symper/ 
☎️ Hotline: 090 461 4302
💌 Email: infor@symper.vn
 
BLOG

Xây dựng OKRs trong doanh nghiệp

Posted on by symperadmin
Xây dựng OKRs trong doanh nghiệp
 
OKRs là gì?
 
OKRs là viết tắt của Objectives and Key Results. Trong đó, objectives hay mục tiêu đơn thuần là những điều cần đạt được. Việc tuân theo các mục tiêu đóng vai trò quan trọng nhằm định hướng hành động và tạo động lực phát triển cho doanh nghiệp.
 
Đồng thời, kết quả đạt được mang vai trò là cơ sở để xác định mức độ chặt chẽ của tổ chức trong việc đạt được mục tiêu. Key results được đưa ra chi tiết, có giới hạn về mặt thời gian và đảm bảo tính thực tiễn. Trên hết, key results có thể đo lường và kiểm chứng chính xác về mặt số liệu.
 
Từ đó, tổ chức thực hiện việc kiểm tra định kỳ khi kết thúc mỗi giai đoạn nhất định, một quý hoặc nửa năm, …, và đánh giá trạng thái việc đạt được các kết quả cần đạt đã đề ra. Trong khi một mục tiêu có thể được kéo dài một năm hoặc hơn, thì kết quả then chốt sẽ thay đổi khi dự án tiến triển. Mục tiêu sẽ hoàn thành khi tất cả các kết quả đo lường đều đã đạt được.
 
 
 

 

Các phương pháp xây dựng OKRs
 
  • Từ trên xuống (Top-down)
Trong chiến lược này, ban lãnh đạo đưa ra tập hợp các mục tiêu từ đó giúp định hướng cả doanh nghiệp đi theo một định hướng chung của những nhà quản trị. Theo cách tiếp cận từ trên xuống, OKRs sẽ được người quản lý, người giám sát hoặc quản trị viên lên kế hoạch cho tất cả các mục tiêu nên đôi khi sẽ trở nên xa vời nếu thiếu sự phân tích và đánh giá kỹ càng.
 
  • Từ dưới lên (Bottom-up)
Bằng cách này, nhân viên các cấp xây dựng các mục tiêu theo từng cá nhân, từng nhóm, tựu chung lại sẽ là mục tiêu của cả doanh nghiệp. Điều này mang đến tính khả thi cao cho các mục tiêu nhưng cũng gặp vấn đề khi thiếu sự thách thức. Nhân viên xác định các mục tiêu và kết quả đo lường của họ dựa trên những gì họ tin cần được thực hiện và cố gắng thuyết phục các nhân viên và quản lý theo hướng từ dưới lên.
 
Khi kết hợp cả hai, việc lên OKRs sẽ đảm bảo được sự cân bằng giữa tính khả thi và sự thách thức đồng thời mang theo tính linh hoạt cao trong ứng dụng nhưng cũng sẽ có điểm trừ khi không thể đạt được tuyệt đối những ưu điểm của từng phương pháp.
 
Bên cạnh đó, OKR có thể được điều chỉnh theo chiều ngang để trở nên phù hợp hơn và đảm bảo cân bằng những mục tiêu và lợi ích giữa các bộ phận trong tổ chức.
 
Ứng dụng OKRs trong doanh nghiệp
 
OKR luôn cần được điều chỉnh phù hợp để hướng toàn bộ tổ chức hướng tới cùng một mục tiêu. Việc xây dựng OKR có xu hướng rõ ràng, thực tế, có tham vọng và thách thức thông qua việc kết hợp linh hoạt giữa top-down và bottom-up hay có sự kết nối giữa tất cả các bộ phận để đạt được tính thống nhất.
 
Tùy theo lĩnh vực, tính chất của mỗi doanh nghiệp, việc đo lường OKRs cũng có nhiều sự khác biệt. Việc đạt được 100% OKRs không đồng nghĩa với sự xuất sắc tuyệt đối. Điều này cho thấy các mục tiêu của tổ chức đang được đưa ra quá dễ dàng và các nguồn lực không được sử dụng một cách tối ưu cho sự phát triển.
 
Bên cạnh đó, khi các mục tiêu có thể hoàn thành từ 60% hoặc 70% trở lên tùy theo mỗi tổ chức, ta hoàn toàn có thể coi đây là một kết quả tích cực. Việc chỉ đạt được ngưỡng xung quanh mức 50% cũng không hoàn toàn là kết quả quá tệ vì đây có thể là cơ hội để tổ chức đánh giá lại mục tiêu và tìm ra những vấn đề cần cải thiện. Và rõ ràng khi kết quả đạt được thấp hơn 40%, doanh nghiệp cần phải khắc phục các vấn đề của mình ngay lập tức và đánh giá lại rằng việc đưa ra mục tiêu có đang quá sức mình hay không.
 

Liên hệ với chúng tôi tại:

🌐 Facebook: fb.com/sympervietnam
🌐 Linkedin: linkedin.com/company/symper/ 
☎️ Hotline: 090 461 4302
💌 Email: infor@symper.vn
 
BLOG

OKR và ý nghĩa trong doanh nghiệp hiện đại

Posted on by symperadmin
OKR VÀ Ý NGHĨA TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI
 
Google là một trong những tập đoàn đa quốc gia lớn nhất thế giới ở thời điểm hiện tại. Để xây dựng nên một đế chế hùng mạnh như hiện tại, Google hẳn có nhiều bí quyết thành công và một trong số đó không thể không kể đến đó chính là phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt (OKR).
 
Phương pháp OKR được phát kiến ra bởi Giám đốc điều hành của Intel là Andy Grove và được Google áp dụng từ đầu những năm 2000. Vậy chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem OKR là gì và ý nghĩa của mô hình này trong doanh nghiệp hiện nay.
 
OKR là gì
 
OKR (Objectives and Key Results), tạm dịch ra tiếng Việt là “Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả then chốt”, là một phương pháp quản trị giúp doanh nghiệp gắn kết mục tiêu cụ thể với kết quả chung của một tổ chức, tập thể lớn. Vậy OKR có ý nghĩa như thế nào đối với các doanh nghiệp hiện đại mà khiến nó trở nên được ứng dụng rộng rãi đến vậy?
 
OKR xoay quanh 2 câu hỏi chính:
  • Mục tiêu (Objectives): Bạn cần đến nơi nào?
  • Kết quả then chốt (Key results): Bạn đến nơi đó bằng cách nào?
Đó là 2 câu hỏi luôn phải tự đặt ra và đi tìm câu trả lời trong mô hình OKR.
 
 

 

Ý nghĩa của OKR trong doanh nghiệp
 
Lợi ích của phương pháp này đối với các doanh nghiệp hiện đại là vô cùng lớn, có thể kể đến như:
 
1. Tập trung vào những vấn đề cần thiết
 
Phương pháp này giúp nhân viên trong công ty xác định đâu là công việc ưu tiên cần thực hiện, từ đó tập trung sức lao động vào những mục tiêu có thể đo lường được, không bị tốn thời gian “mắc kẹt” trong những công việc không tạo ra giá trị khiến hiệu suất công việc bị giảm sút.
 
2.Tác động đến văn hóa doanh nghiệp
 
Một trong những lợi ích lớn nhất khi áp dụng phương pháp OKR đó là nó tác động mạnh mẽ vào văn hóa của doanh nghiệp. OKR giúp xây dựng văn hóa minh bạch, cho phép doanh nghiệp có thể nắm được kế hoạch của mỗi phòng ban và mỗi cá nhân, cũng như tạo thói quen tập trung và nỗ lực tối đa để hoàn thành mục tiêu đã đề ra. 
 
3. Là công cụ để đo lường tiến độ hoàn thành mục tiêu
 
Tiêu chí đầu tiên của kết quả then chốt (key results) chính là khả năng đo lường. Thông qua mô hình OKR, các chỉ số về dự án và công việc sẽ phản ảnh đầy đủ, chính xác về tiến độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ phận và toàn doanh nghiệp, giúp cho tiến độ hoàn thành OKRs luôn được cập nhật liên tục.
 
4. Nhân viên chủ động trong công việc
 
Khi mỗi nhân viên có OKRs riêng thì họ hiểu tầm quan trọng của việc hoàn thành và có những kỳ vọng rõ ràng cho công việc của chính họ. Mô hình OKRs trao cho nhân viên quyền tự quyết định, tự giác và chủ động hơn trong công việc của mình.
 
Với những lợi ích kể trên, có thể nói OKR có vai trò rất lớn trong việc quản trị doanh nghiệp và cũng dần được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Đây là phương pháp giúp quản lý công việc hiệu quả để kết nối mọi thành viên trong cùng một công ty thông qua các kết quả đơn giản và dễ dàng theo dõi, đồng thời cũng chính là chìa khóa của sự tăng trưởng của doanh nghiệp. 
 

Liên hệ với chúng tôi tại:

🌐 Facebook: fb.com/sympervietnam
🌐 Linkedin: linkedin.com/company/symper/ 
☎️ Hotline: 090 461 4302
💌 Email: infor@symper.vn
 
BLOG

KANBAN – Quản lý công việc từ những mảnh giấy màu

Posted on by symperadmin
KANBAN – QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TỪ NHỮNG MẢNH GIẤY MÀU
 
Nguồn gốc
 
Kanban được mô tả là một phương pháp quản lý công việc được ứng dụng ở nhiều ngành nghề, nổi bật nhất có thể kể đến trong các dự án phần mềm. Tuy nhiên, Kanban lại có bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất của Toyota và chỉ phục vụ riêng cho mục đích sản xuất.
 
Khi đó, Toyota với mô hình sản xuất dựa theo nhu cầu khách hàng thay vì theo một tiêu chuẩn nhất định, đã cho ra đời bảng Kanban cơ bản với 3 cột: yêu cầu – đang trong giai đoạn sản xuất – hoàn thành, mang lại kết quả về sự tinh gọn, giảm thiểu chi phí nhưng vẫn đảm bảo kết quả đầu ra.
 
Sự hiệu quả của mô hình đã đưa Kanban vượt qua giới hạn của các ngành công nghiệp sản xuất và ngày càng được áp dụng rộng rãi cả trong kinh doanh.
 
Cơ chế hoạt động của Kanban
 
Tùy theo lĩnh vực và đối tượng muốn quản lý, bảng Kanban gồm các cột đại diện cho các công đoạn hoặc các trạng thái của công việc cá nhân hay tập thể.
 
Phổ biến có thể thấy là bảng Kanban với 3 cột bao gồm:
 
  • (i) Cần làm (To do) hay Được yêu cầu làm (Requested);
  • (ii) Đang làm (Doing) hoặc Đang trong quy trình (Work in Process – WIP);
  • (iii) Đã hoàn thành (Done)
 

 

Ngoài ra, Kanban hoàn toàn có thể bao gồm những loại cột khác tùy theo tính chất công việc như: Đang trong hàng chờ (Waiting), Cần được kiểm tra (Review) hay Tồn đọng (Backlog)
 
Bên cạnh đó, việc sử dụng những loại màu thẻ khác nhau để đại diện cho tính chất của đối tượng như loại công việc hay mức độ yêu cầu về thời gian đồng thới giới hạn số lượng công việc ở các cột là những cách giúp tối ưu việc quản lý.
 
Tại sao Kanban lại được ứng dụng nhiều trong quản lý công việc?
 
  •  Trực quan hóa công việc và trạng thái tương ứng
  •  Dễ dàng tìm ra vấn đề với nhiều công việc tồn đọng tại một bước nào đó
  •  Đảm bảo các luồng công việc đi đúng quy trình vạch sẵn
  •  Thuận lợi đo lường, đánh giá hiệu quả và đưa ra hướng cải thiện

Liên hệ với chúng tôi tại:

🌐 Facebook: fb.com/sympervietnam
🌐 Linkedin: linkedin.com/company/symper/ 
☎️ Hotline: 090 461 4302
💌 Email: infor@symper.vn